Les e-mails sont étranges, en particulier les e-mails professionnels. Contrairement aux messages texte ou aux tweets, vous ne pouvez pas simplement écrire une ligne rapide allant droit au but. Vous devez être poli, formel et utiliser des paragraphes. Écrire un e-mail, c'est presque comme créer un chef-d'œuvre. Une phrase mal placée, un signe de ponctuation mal ajusté, une fermeture surutilisée ou périmée peuvent tout détruire. Il y a de la science dans cette merde. Que votre e-mail soit destiné à vos contacts professionnels ou à un employeur potentiel, ce n'est jamais une expérience relaxante. J'ai honte de vous dire combien de minutes (heures) j'ai passé à rédiger un e-mail de candidature. On a toujours l'impression d'envoyer un message dans une bouteille. Après avoir cliqué sur envoyer, il n'y a plus de retour.

comment rester vierge

Écrivons un e-mail.

1. Ligne d'objet

C'est la partie la plus ennuyeuse, surtout s'il s'agit d'un e-mail de proposition ou de candidature. Vous ne pouvez pas mettre 'Junior Editor Position Application' parce que, vous savez, tout le monde écrit la même chose. On nous dit toujours de créer un capteur d’attention mais en quelque sorte «VEUILLEZ M’ENGAGER»! ne fonctionne pas. Hm. C'est peut-être pour ça que je n'ai pas reçu cet appel.



2. Salutation

La salutation: alias l'élément le plus ennuyeux suivant dans la rédaction d'un e-mail. Si c'est un collègue à qui vous écrivez, «Bonjour» peut sembler trop froid. S'il s'agit d'un patron ou d'un employeur, «Hey» semble trop décontracté. Suis-je le seul à se sentir comme une adolescente timide en utilisant «Salut»? Ensuite, il y a la méthode pour simplement énoncer le nom de la personne, ce qui provoque un autre dilemme: est-ce M. Alex Clark, M. Clark, ou tout simplement Alex? Alex est-il même un M.?

3. «J'espère que tout va bien»

À ce stade, c'est comme si vous apaisiez les dieux. Après avoir créé une ligne d'objet digne d'un clic et adressé au (x) destinataire (s) tout-puissant (s) de la bonne manière, nous devons maintenant nous renseigner sur leur bien-être. C'est tellement ennuyeux parce que le lecteur sait très bien que vous ne vous souciez pas vraiment de son bien-être. Il doit y avoir une alternative à «J'espère que tout va bien» ou «J'espère que cela vous trouvera bien». J'essaie parfois d'être un peu intelligent et de dire 'J'espère que vous passez une excellente journée / semaine' mais c'est trop long. Demander «comment allez-vous»? juste avant de sauter dans votre proposition est encore plus fallacieux. Ce n'est pas comme si vous attendiez réellement une réponse à la question.

4. Se présenter ou présenter le sujet en deux mots ou moins

Passons maintenant au vrai point, cependant, vous n'avez que quelques phrases pour le faire. Nous vivons à une époque où #TLDNR s'applique même dans le monde de l'entreprise. Il est tellement nécessaire que le destinataire connaisse votre expérience ou celle de votre entreprise, mais une explication détaillée peut vous coûter deux phrases supplémentaires. Dieu merci pour les hyperliens. Bien sûr, vous pouvez les diriger vers votre site pour plus d'informations, mais c'est comme si et s'ils ne cliquaient pas dessus?!



5. Émouvoir l'émotion et définir votre ton

Rien n'est pire que d'avoir mal interprété votre ton dans le texte. Dans l'e-mail, 'LOL' ne peut pas vous sauver et vous ne disposez que d'un point d'exclamation par message. Étant donné que le courrier électronique professionnel est si formel, il est très facile de se présenter comme un connard, surtout si votre courrier électronique est une demande sérieuse ou urgente. Une simple déclaration peut être confondue avec l'ombre. Si seulement c'était cool d'écrire, 'S'il vous plaît avisez .:' -)

6. Au revoir

Je ne pourrai jamais dire au revoir, non non non… bon sang non. Vous ne pouvez pas dire au revoir sans vous répéter. Évidemment, le lecteur est assez intelligent pour savoir de quoi parle cet e-mail à partir de l'intro, mais en quelque sorte, votre e-mail ne sera pas complet sans reprise. Vous devez résumer tout votre objectif, puis leur donner l'invitation à vous contacter, comme si cette invitation n'était pas déjà tout à fait apparente. «J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles / j'espère vous rencontrer bientôt / n'hésitez pas à me contacter / appelez-moi»! C’est comme mendier pour un deuxième rendez-vous.

7. Clôture

Tout comme la salutation, la fermeture peut aussi être pénible. 'Best' est galvaudé, 'Very Best' a soif et 'Sincèrement' peut être un peu effrayant, alors vous allez probablement simplement choisir 'Regards'. Je souhaite que nous puissions signer à notre manière. J'emploierais 'Si longtemps, adieu, auf Wiedersehen, bonne nuit'. Mais c'est juste moi.



8. Appuyez sur envoyer

Vous avez enfin terminé votre e-mail. Avant d'envoyer votre lettre dans le cyberespace, vous devez vérifier les adresses, l'orthographe et repenser la mission de ce message. Voulez-vous vraiment être la méchante garce qui a nommé le patron sur cet e-mail exhortant votre collègue à envoyer ces rapports tardifs? Envoyez-vous ce message à un moment où il sera lu immédiatement? Avez-vous ajouté la pièce jointe? Vous venez de recevoir un nouvel e-mail qui vous oblige maintenant à modifier ou annuler celui-ci?

Félicitations, vous avez réussi à écrire un autre e-mail ennuyeux. Maintenant, travaillons sur le suivi.